1981

DOC keys in to office of the future

The Department of Communications now has 37 word processors. Less than four years ago, it had none. Proliferating use of this equipment in the department is just one sign of big changes to come in the nation's offices.

The office of the future was the subject of a recent announcement by Communications Minister Francis Fox who unveiled a $12.5 million program designed to stimulate and co­ordinate Canada's high-technology industry of small to medium electronic firms so they will be able to capture, by 1985, a sizable chunk of burgeoning domestic and international markets for electronic office equipment. To be complemented by additional expenditures through existing Department of Industry, Trade and Commerce funding, the program signals the beginning of a new era for the office.

There will be four essential components in the electronic office of the future:

First is a device called an "intelligent" private automatic branch exchange (PABX). Far more capable than even the most sophisticated telephone, the intelligent PABX will be shared by all workers and will permit its users to switch, store and transmit voice, data, messages and images.

The second component will be a computer terminal which will process data, text, pictures, documents and graphics. Called a multifunctional work station, it will provide users with electronic mail and document management, word processing, communications with other such work stations and access to computer data bases and data processing. The work station may also serve as a sophisticated calculator.

Existing photocopying machines will be replaced by the intelligent copier/printer.

By integrating an electro-optical scanning unit for "reading" print with a microprocessor, a data storage device, and a laser printer, this machine will serve as a heavy-duty typing station, an optical character reader and an unattended facsimile device.

The fourth component, an electronic filing system, is one element of the electronic office not yet free of bugs. While progress has been made by the National Research Council, the flexible, practical, reliable and secure electronic document management system still awaits invention.

Every product or service identified for the office of the future is currently under development by Canadian-based firms.

Acknowledging that past attempts to automate offices have failed to consider the way office workers react to new equipment and procedures, Eric Lee, research psychologist in the Department of Communications' behavioral research and evaluation section, emphasizes that government field trials will be an integral part of the department's Office Communications Systems (OCS) program.

The Department of Communications is currently exploring several forms of electronic message networks for use by government. Already underway is a project using a network of communicating word processors to link the department's five regional offices with Ottawa. The six-month field trial, sponsored by the department's spectrum management and government telecommunications sector, is based on use of DOC's word processing equipment and the existing government inter-city telephone system. All that was needed to create the network was the use of rented telephone modems and communications software added to the word processors.

But why bother with a new office system? There are perhaps two good answers to such a question. The first is that many nations, including Canada, are already developing electronic office components. Says Hans Brune, consultant to the OCS program, "To survive internationally, we must sell internationally."

Second, if Canadian business is to remain internationally competitive, our offices must be made more efficient. Says Brune, "Labor costs are going up even in terms of constant dollars. But the cost of electronic equipment is falling, in some cases by as much as 70 to 90 per cent over 10 years. Canada either goes back to cottage industries or becomes more efficient."

The federal OCS program is to be carried out in phases. Phase one, which began officially on November 10, 1980, will last two years and has a budget of $2.5 million. Government and industry will work together to develop office communications systems, to organize field trials, to map out a detailed industrial strategy and to conduct technological, behavioral, social and economic research.

Phase two of the OCS program, which is dependent on the success of the first phase, has received approval in principle for funding by the Department of Communications of up to $10 million. To begin in 1982, phase two would fund development of electronic office equipment for field trials in government offices and further research and product development.

In addition to Lee and Brune, DOC personnel involved with the OCS program include program manager Jacques Lyrette, and Ben Ho, research and development project manager.

1981

Quoi de neuf au bureau?

Le ministère fédéral des Communications possède maintenant 37 appareils de traitement des mots. Il y a moins de quatre ans, il n'en possédait aucun. La prolifération de ce genre d'appareils au sein du Ministère n'est qu'un signe précurseur des modifica­tions d'envergure que subira bientôt, à l'échelle du pays, l'ensemble du matériel de bureau que nous utilisons actuellement.

Le bureau de l'avenir faisait récemment l'objet d'une déclaration du ministre des Communications, M. Francis Fox. Le ministre a alors annoncé un programme, de 12,5 millions de dollars, destiné à stimuler l'industrie canadienne de la technique de pointe, qui regroupe des petites et de moyennes entreprises électroniques, et à assurer une certaine coordination dans ce domaine. Une telle initiative devrait permettre à ces entre­prises de conquérir, d'ici à 1985, une bonne part du marché qui se présente, à l'échelle tant nationale qu'internationale, dans le domaine du matériel électronique de bureau. Ce programme, auquel viendront se greffer des engagements supplémentaires par l'intermédiaire du financement qu'accorde actuellement le ministère de l'Industrie et du Commerce, laisse entrevoir une nouvelle ère dans le travail de bureau.

Le bureau électronique de l'avenir comportera essentiellement quatre instruments.

Premièrement, un central privé automatique (PABX) « intelligent beaucoup plus puissant que le plus perfectionné des appareils téléphoniques, et partagé par tous les employés, permettra à chacun d'effectuer la commutation, la mémorisation et la transmission tant de signaux phoniques que de données, de messages ou d'images.

Deuxièmement, un terminal d'ordinateur pourra traiter des données, des textes, des images, des documents et des graphiques. Ce poste de travail multifonctionnel assurera à ses utilisateurs la gestion électronique du courrier et des documents, ainsi que le traitement des mots, et leur offrira la possibilité de communiquer avec d'autres postes du même genre et d'avoir accès à des bases de données informatisées ou à des centres de traitement des données. Il servira, en outre, de calculatrice hautement perfectionnée.

Troisièmement, nos photocopieurs seront remplacés par le copieur intelligent à imprimante. Doté, à la fois, d'un explorateur électro-optique pouvant reconnaître les caractères, d'un microprocesseur, d'une mémoire et d'une imprimante laser, cet appareil servira de poste dactylographique à grande puissance, de lecteur et d'installation autonome de facsimilé.

Quatrièmement, un tel bureau disposera d'un système électronique de classement. Toutefois, un tel système n'est pas encore tout à fait au point. Le Conseil national de recherches a bien fait certains progrès dans ce domaine, mais le système électro­nique de gestion des documents qui soit à la fois souple, pratique, fiable et sûr reste toujours à inventer.

Pratiquement tous les produits ou services inhérents au bureau de l'avenir sont en train d'être mis au point par des entreprises d'origine canadienne.

Tout en reconnaissant que, lorsque des mesures favorisant l'automatisation des bureaux ont été prises par le passé, on a omis de tenir compte de la réaction des employés à l'égard du matériel et des procédés nouveaux, Eric Lee, psychologue du Ministère affecté à la Section de la recherche et de l'évaluation du comportement, souligne que les expériences pilotes du gouvernement dans ce domaine feront partie intégrante du Programme des systèmes de com­munication pour les bureaux.

Le Ministère étudie actuellement divers types de réseaux de messages électroniques susceptibles d'être utilisés par le gouvernement. Une expérience, en cours de réalisation, fait appel à un réseau d'appareils de traitement des mots pour relier l'administration centrale du Ministère, à Ottawa, et ses cinq bureaux régionaux. Parrainée par le secteur de la Gestion du spectre et des télécommunications gouvernementales du Ministère, l'expérience durera six mois. Pour la réaliser, on a recours au matériel de traitement des mots du Ministère et au système téléphonique interurbain gouvernemental actuellement en place. Pour créer ce réseau, il a suffi de mettre en place des modems téléphoniques loués et d'intégrer aux appareils de traitement des mots le logiciel de communication, également loué, nécessaire.

Mais pourquoi se donner la peine de mettre au point un nouveau système pour les bureaux? Il y a peut­être deux réponses à cette question. La première, c'est que de nombreux pays, le Canada y compris, ont déjà amorcé la fabrication de composantes électroniques pour les bureaux. Et, au dire de Hans Brune, conseiller au sein du Programme des systèmes de communication pour les bureaux, « pour survivre sur le plan international, nous devons vendre à l'échelle du globe. » Ensuite, pour que l'industrie canadienne demeure concurrentielle à l'échelle mondiale, il faut rendre les bureaux plus productifs. À ce sujet, M. Brune souligne que « Les coûts de la main-d'œuvre augmentent en termes de dollars constants, alors que le coût du matériel électronique a diminué, dans certains cas de 70 à 90 %, sur une période de dix ans. Le Canada n'a donc plus le choix : s'il ne veut pas revenir à l'industrie artisanale, il doit devenir plus efficace. »

Le Programme fédéral des systèmes de communication pour les bureaux sera réalisé en deux phases. La première, amorcée officiellement le 10 novembre 1980, s'échelonnera sur deux ans et disposera d'un budget de 2,5 millions de dollars. Le gouvernement et l'industrie collabore­ront ainsi à la mise au point de sys­tèmes de communication pour les bureaux, à l'organisation d'expériences pilotes, à l'établissement d'une stratégie industrielle explicite et à la réalisation de travaux de recherche sur le comportement, ainsi que sur divers aspects techniques, sociaux et économiques.

Le financement, par le ministère des Communications, de la seconde phase de ce programme a été approuvé en principe, jusqu'à concurrence de 10 millions de dollars, sous réserve de la réussite de la première phase. Cette seconde phase, dont le lancement est prévu pour 1982, sera consacrée à la mise au point du matériel électronique qui servira à la réalisation d'expériences pilotes dans les bureaux du gouvernement et à la poursuite des travaux de recherche­développement des produits.

Outre MM. Lee et Brune, deux autres fonctionnaires du Ministère participeront au programme, soit le gestionnaire du programme, M. Jacques Lyrette, et M. Ben Ho, gestionnaire du projet de recherche­développement.