1988

Communications

at the Economic Summit

by Marie-Christine Dufour

1988

Les communications

au Sommet économique

par Marie-Christine Dufour

Mike Power, Director of the Toronto District Office receives a plaque from RCMP Inspector Barry Scarth recognizing the Department's contribution to the Economic Summit.

 

M. Mike Power, directeur du district de Toronto a accepté une plaque commémorative des mains de Barry Scarth, inspecteur de la GRC en reconnaissance de la contribution du Ministère au Sommet économique.

 

While the seven leaders at the economic summit discussed trade and third world debt last month in Toronto, Department of Communications staff managed the airwaves for delegations, security personnel and reporters.

 

Our summit team from the Toronto District Office, Ontario Region Government Telecommunications, and the Acton Monitoring Station lent their expertise and equipment to manage communications for the event.

 

Mike Power, Toronto District Director, worked with Summit organizers for over a year to plan for the three-day event. A large part of his work was monitoring and allocating the radio spectrum.

 

"To allocate extra spectrum in a busy area such as Toronto is a task that requires careful planning," he says. "The security measures are rigid and frequency allocations must be free of interference." Toronto is the most crowded area in Canada in terms of radio spectrum, he points out.

 

Equipment from the Acton Monitoring stations was used to "get a fix" on the frequency patterns in downtown Toronto to determine how best to accommodate the requirements of the delegations.

 

Special arrangements were made with regular users of the spectrum, such as courier companies and paging systems, to free some bands for summit use. In all, about 400 frequencies were examined and 200 were cleared for the event, Power says.

 

District office staff monitored the frequencies around the clock during the summit to ensure that no interference was encountered. Generally, the frequencies remained clear with only a few disruptions. "At one point one of our frequencies was interfered with by a garbage collection company from western New York state. Another time a Toronto courier company ended up on one of our security channels."

 

Foreign delegations used their own communications equipment at the summit. The Department's role was to ensure that it was compatible with the frequencies selected. Power says a great deal of preparation time was spent contacting all the radio equipment suppliers in the Toronto area and compiling an inventory of available equipment in the case of a break down.

 

The careful planning paid off, Power notes, when the entire communication system for the Italian delegation had to be replaced because it was incompatible with selected frequencies. "Thankfully, we found everything we needed in a very short time."

 

The estimated 2,000 delegates and 3,500 journalists on hand for the summit posed a particular challenge to Department of Communications staff. They all needed to use the phone! Ontario Region Government Telecommunications provided over 1,000 Centrex lines and a 24-hour switchboard to be used by delegates. An additional 1,000 private business lines were supplied for journalists.

 

Telecommunications people were kept busy preparing for the installation of overseas circuits, data lines, electronic mail, and teleconferencing systems.

 

In addition to the Metro Toronto Convention Centre where the Summit meetings took place, over 13 hotels and special purpose sites as well as Summit Square - a tent for peripheral Summit activities and entertainment events - required communications services.

 

"The planning process was fascinating and sometimes frus­trating, involving last minute changes in locations of major facilities," says Mike Connolly, Director Government Telecom­munications, Ontario Region. "However, John Linde, our telecommunications analyst, rose to the challenge and did an excellent job co-ordinating the telecommunication activities."

 

Department of Communications staff were presented with a plaque by the Summit Security Task Force to recognize their efforts in keeping the communications links open and running smoothly during the Economic Summit.

 

Letter of Commendation

 

À Toronto, pendant que les chefs des sept grandes puissances économiques discutaient de commerce et de la dette des pays du tiers monde, le personnel du ministère des Communications gérait les ondes hertziennes pour les délégations, la sécurité et les journalistes.

 

Les membres de l'équipe préposée au Sommet, recrutée parmi les employés du bureau de district de Toronto, des Télécommunications gouvernementales de la région de l'Ontario et de la station de surveillance Acton, ont réuni leur expertise et leur équipement pour gérer tous les aspects des communications reliées à ce grand événement.

 

Pendant plus d'un an, M. Mike Power, directeur du district de Toronto, a travaillé en étroite collaboration avec les organisateurs du Sommet à la préparation de cette activité de trois jours. Il s'est essentiellement occupé de la surveillance et de l'allocation du spectre radioélectrique.

 

"L'allocation d'un spectre additionnel dans une région occupée comme Toronto exige une planification minutieuse," d'expliquer M. Power. "Les mesures de sécurité sont rigoureuses et les fréquences allouées ne doivent pas subir d'interférences." Toronto est la ville du Canada la plus surchargée sur le plan du spectre radio.

 

L'équipement des stations de surveillance Acton a servi à déterminer les modèles de fréquence dans le centre-ville de Toronto et à trouver la meilleure façon de répondre aux besoins des délégations.

 

Des mesures spéciales ont été prises avec les utilisateurs réguliers du spectre, entre autres les entreprises de messagerie et les systèmes de téléavertisseurs, afin de libérer certaines bandes qui ont pu ainsi être mises à la disposition des participants au Sommet. Au total, environ 400 fréquences ont été examinées et 200 libérées pour l'occasion.

 

Pendant le sommet, le personnel du bureau de district a exercé une surveillance continue des ondes afin de s'assurer qu'il ne se produisait aucune interférence. Les fréquences ont été en règle générale claires à l'exception de quelques petits dérangements. "À un certain moment, l'une de nos fréquences a été brouillée par une entreprise d'ébouement de l'ouest de l'État de New York. À un autre moment, une entreprise de messagerie de Toronto s'est retrouvée sur l'un de nos canaux de sécurité."

 

Les délégations étrangères ont utilisé leur propre équipement de communication et le ministère des Communications a dû s'assurer qu'il était compatible avec les fréquences que nous mettions à leur disposition. Nous avons également communiqué avec tous      les        fournisseurs d'équipement radio de la région de Toronto afin de dresser un inventaire de l'équipement facilement disponible en cas d'urgence.

 

Cette précaution n'a pas été vaine, car il a fallu remplacer le système de communication entier de la délégation italienne qui était incompatible avec les fréquences que nous leur avions réservées. "Heureusement, nous avons trouvé tout le matériel nécessaire en très peu de temps."

 

Le nombre évalué à 2 000 délégués et à 3 500 journalistes qui assistaient au Sommet a posé un problème particulier pour le personnel du ministère des Communications. Ils avaient tous besoin du téléphone! Le service de télécommunications gouvernementales de la région de l'Ontario a fourni aux délégués 1 000 lignes Centrex et un standard opérationnel 24 heures sur 24. Mille autres lignes commerciales privées ont aussi été mises à la disposition des journalistes.

 

Le personnel des télécommunications a été fort occupé à installer les circuits outre-mer, les lignes de transmission de données, les systèmes de courrier électronique et de téléconférence.

 

Outre le MetroToronto Convention Centre où se tenait le Sommet, il a fallu installer des services de communication dans plus de 13 hôtels ainsi qu'aux sites spéciaux et au Carré du Sommet - une tente marquise où étaient organisées des activités entourant le Sommet et des rencontres sociales.

 

"Le processus de planification a été fascinant quoique frustrant à certaines heures, nécessitant souvent des changements de toute dernière minute. Quoi qu'il en soit, John Linde, analyste en télécommunications, a relevé le défi avec brio", d'affirmer M. Mike Connolly, directeur des Télécommunications gouvernementales dans la région de l'Ontario.

 

Le Groupe de travail sur la sécurité au Sommet a présenté une plaque commémorative au personnel du ministère des Communications en reconnaissance de leur travail diligent et compétent grâce auquel chefs d'État, délégués et journalistes ont pu sans problème communiquer avec l'extérieur pendant le Sommet de Toronto.

Lettre de remerciement