Senior Assistant Deputy Minister Ken Hepburn is one of the Department's original employees. He has seen tremendous change
in the Department of Communications since its conception - from its telecommunications
roots to today's multi-dimensional
role, which includes broadcasting,
arts and heritage, cultural initiatives and museums.
Communications
Express asked Ken Hepburn to share his personal views of
past developments, current policy
initiatives, and the future of the
Department.
Senior Assistant Deputy Minister Ken
Hepburn: "It's a real winner for the next 20 years."
EXPRESS: You have witnessed many changes in the Department. Could you tell
me about its evolution?
HEPBURN: When it was formed back in 1969, the Department was made up of two
basic pieces: one from the
Department of Transport which dealt largely with spectrum management
and telecommunications policy, and the
other from the Defence Research
Board. The latter is now the core of our research and development activities.
Over the space of 20 years, the
Department has grown and matured. It's taken on additional functions, the most notable, of course,
being the in the early 1980s.
The world of communication as we knew it
in 1969 was really quite different
from what you have in 1988. The
industry has changed -
there's more competition. The whole attitude towards user choice in telecommunications is different. The one thing we really see is
the convergence of technologies.
The re-examination of what we're all
about, what we do and why we're
doing it really focuses attention on the wisdom of putting the arts and culture activities in the Department of Communications and whether they co-exist
with our telecommunications
responsibilities.
So after 20 years I think it's very
timely to sit back and say 'Whoa,
wait a minute here, what are we all
about?' I think we will come out of this exercise much stronger in our perceptions
and our realization of how strong this Department really is - how great a role we can play in
shaping how Canadians communicate and how
they see themselves.
EXPRESS:
The history of this Department is much longer than 20 years, isn't it?
HEPBURN:
The individual components that joined together to form the Department have a
long and proud heritage. And we mustn't forget that. We don't communicate our
history well enough to newcomers. Although we are a relatively new Department,
we must realize that we do have roots and a heritage that should give us a
sense of stability and a set of values. One of the things the Mission
Statement exercise does is allow us to reflect back on our history and then
project forward.
When you look at the strengths of the Department, with the combination of
the technology and public policy,
and the regulatory and creative side of it - boy, it's a real winner for the next 20 years!
EXPRESS:
You are responsible for corporate policy and strategic planning for the
Department. How will the Mission exercise affect future plans?
HEPBURN:
It's fundamental to them. Every now and again you've got to do that basic
reassessment. Now that we have done that, it will affect very directly how we
structure our work plans and our priorities over the next four or five years.
It will give us the signposts along the road. The top priorities, of course,
are those set for us by the Minister.
The Mission, and its influence on the options we develop for our programs, gives us a very solid sense of direction. This way we can look ahead and see some of the issues which will affect
us and for which we will probably
have to develop public policy
positions.
EXPRESS:
Could you give me a specific example of that type of planning?
HEPBURN:
Let's look at our telecommunications and broadcasting policy. People see
telecommunications policy affecting telecommunications carriers and the users
of those services and broadcasting policy affecting people who want to watch
television. But what's the link between watching television and making a phone
call? I think the work we have done shows it is very difficult to think about
these things in isolation.
In the future, you might have a database that's made up of recipes. So when you want to do something flambé
one night, you can call an appropriate number and
see the video on your television. This information is very similar to what you get today on some TV programs. If you come at
it from one end it's just an
information service; but if you come
at it from another, it starts to
resemble broadcasting.
When we develop our telecom policy, we must consider the effects on broadcasting because of this kind of melding. When we are doing our broadcasting policy, we have to decide what the implications are for new information services. I think the Mission exercise has led people to talk about these things. We don't live in isolation. We all deal with different parts of an elephant. I' think people, in the past, have held on to one part of the elephant and said, "That's
my world." Now we are collectively starting to see the whole elephant.
EXPRESS: What role did the ADMs play in developing the
Mission process? And why was that process
chosen?
HEPBURN: Well, we certainly got the ball rolling. But I think it was a very conscious decision by everyone that it would be a bottom-up process. It's a question of encouraging people to
think about the issues. We formed teams of
people from each sector. Two people
from each of those teams started to knit things together. And the feedback I got from this process was very, very encouraging. The people going in really hadn't thought about our Mission much or were a bit skeptical. But after, once they realized how important some of the linkages are, they became advocates of it. Once you
have that, then you've got real
strength.
EXPRESS:
I guess the next step of the process was the sector briefing sessions. What was
the function of these sessions and what do you think came of them?
HEPBURN:
Well certainly, the initial objective was to communicate the results of the
exercise
so that the broadest cross-section of the Department understands it fully. The exercise allowed them to go through the same metamorphosis as those who took part directly in its preparation.
In respect to the
suggested Operating Principles, it is important for us to validate the conclusions that have been drawn, to see if they are really shared by others in the Department, and then for us to start
implementing them. Those would be the
immediate goals. I don't think we would
have a mission exercise every year,
but I would hope that the kind of
informal communications that have been
animated by the exercise will carry
on; that they'll be an integral part
of our sociology.
Maybe there's a certain amount of management structuring we can do to
facilitate that type of thing - two
months after the major summer planning
session, a group of people should get together to talk about what's on their work plan now. Management can make sure
the momentum we've developed now is not lost. It's easy to lose sometimes, when you're working under a
lot of pressure. It's hard to find the time.
So maybe we can try to make sure we
don't lose steam.
EXPRESS:
How did the Mission exercise affect the annual summer strategic planning
session?
HEPBURN:
Well, I think the timing was certainly right, because in the summer recess, we
look at what challenges lie ahead for the next period. What are the things we
have going today that must be completed? How much of our human, financial and
other resources is that going to absorb? What are our new challenges? It gives
us a chance each year to take an organized look at what's happening in the
environment in a very broad sense. We may not have to deal with a policy issue
for two years, but it's good to do the basic spade work now. The planning
session has a near-term and a long-term aspect, and it also gives us a chance to
sit with our Minister and discuss our view of the future.
EXPRESS:
Thank you very much for sharing your insights with us.
HEPBURN:
You're most welcome.
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Le
sous-ministre adjoint Ken
Hepburn, est l'un des employés qui est au Ministère depuis sa création en
1969. En vingt ans, il a assisté à des changements remarquables.
Le ministère des Communications, qui, à l'époque, s'occupait de télécommunications, a maintenant un plus vaste mandat qui
englobe la radiodiffusion, les arts
et le patrimoine, les initiatives
culturelles et les musées.
Communications
Express a demandé à Ken Hepburn ce qu'il pensait
des événements passés,
des initiatives de politique actuelles et de l'avenir du Ministère.
Le sous-ministre adjoint principal, M.
Ken
Hepburn. « Le Ministère fera sensation
pendant les vingt prochaines années ».
EXPRESS:
Vous avez été témoin de nombreux changements au sein du Ministère.
Pourriez-vous me parler de son évolution ?
HEPBURN:
Lors de sa constitution en 1969, le Ministère se composait de deux éléments
fondamentaux : l'un d'eux avait été détaché du ministère des Transports et
s'occupait principalement de la gestion du spectre et de la politique des
télécommunications; l'autre venait du Conseil de recherches pour la défense et
constituait ce qui est aujourd'hui le ceeur de nos activités de recherche et
de développement.
Pendant vingt ans, le Ministère s'est développé et a acquis de
la maturité. Il a assumé de nouvelles fonctions, dont la plus notable bien sûr
est l'ajout de la responsabilité des arts et de la culture au début des années
80. En 1969, le domaine des communications différait passablement de ce que
nous connaissons en 1988. L'industrie a changé; la concurrence est plus
intense. L'attitude générale à l'égard des
utilisateurs est différente.
Mais ce qui est encore
plus évident, c'est la
convergence technologique.
Un nouvel examen de notre raison
d'être, de ce que nous
faisons et pourquoi, entraîne une réflexion sur les raisons qui ont
motivé le transfert du
portefeuille des arts et de la culture au ministère des Communications
et sur la coexistence de
notre mandat culturel avec nos responsabilités en matière de
télécommunications.
Après vingt ans, je crois qu'il est tout à fait opportun de
s'arrêter et de se demander quelle est notre raison d'être. À la suite de
cette réflexion, je pense que nous verrons beaucoup mieux à quel point le
Ministère est solide et l'importance du rôle que nous pouvons jouer dans la
manière dont les Canadiens communiquent entre eux et dans la perception qu'ils
ont d'eux-mêmes.
EXPRESS: L'histoire de ce
ministère remonte plus loin qu'il y a vingt ans, n'est-ce pas ?
HEPBURN:
Les divers éléments qui ont été rassemblés pour constituer le Ministère ont
une longue histoire dont nous pouvons être fiers. Nous ne devons pas
l'oublier. Nous ne faisons pas suffisamment connaître notre histoire aux
nouveaux venus. Même si le Ministère est relativement jeune, nous devons nous
rendre compte que nous avons des antécédents et un héritage qui devraient nous
donner un sentiment de stabilité et un ensemble de valeurs. L'un des objectifs
de l'énoncé de mission est de nous amener à réfléchir sur notre histoire et à
planifier notre avenir.
Lorsque l'on considère les points forts du Ministère, en
tenant compte de la technologie et de sa politique, sous son aspect régulateur
ou novateur, on peut dire qu'il fera sensation pendant les vingt prochaines
années.
EXPRESS: Vous êtes
responsable de la coordination des politiques et de la planification
stratégique pour le Ministère. Comment l'élaboration de la mission du
Ministère influerat-elle sur les plans futurs ?
HEPBURN:
Elle a une importance fondamentale à cet égard. Il est essentiel de repasser à
travers un processus comme celui-là de temps à autre. Maintenant que nous
l'avons fait, la mission aura une influence très directe sur l'établissement
de nos plans de travail et de nos priorités pendant les quatre ou cinq
prochaines années. Elle nous donnera des balises pour nous
guider. Nos premières priorités
sont évidemment celles qui nous sont fixées par la Ministre.
L'énoncé de mission ainsi que son influence sur les options
que nous retenons pour nos programmes nous donnent une orientation très sûre.
Ainsi, nous pouvons envisager l'avenir et pressentir certaines des questions
qui auront une influence sur nous et pour lesquelles nous devrons probablement
élaborer des positions publiques.
EXPRESS:
Pourriez-vous me donner un exemple précis de ce genre de planification ?
HEPBURN:
Examinons notre politique des télécommunications et de la radiodiffusion. Pour
les gens, la politique des télécommunications touche les entreprises de
télécommunications et ceux qui utilisent leurs services, et la politique de la
radiodiffusion touche les personnes qui veulent regarder la télévision. Mais
quel lien existet-il entre le fait de regarder la télévision et celui de
faire un
appel téléphonique ? Je
pense que le travail que nous avons
effectué démontre qu'il est très
difficile de penser à l'une de ces questions sans penser aux autres.
On pourrait, par exemple,
voir apparaître éventuellement une base de
données composée uniquement de recettes. Ainsi, lorsqu'on voudrait servir un mets
flambé, on pourrait tout simplement composer un numéro et voir apparaître la recette sur
son
téléviseur.
On peut actuellement obtenir ce genre de renseignements
en regardant
certaines émissions de télévision. D'une certaine manière,
on pourrait dire qu'il s'agit seulement
d'un
service d'information, mais d'un autre côté, cela commence à
ressembler à de la radiodiffusion.
Quand nous élaborons notre politique en matière de télécommunications,
nous devons en considérer les
répercussions sur la
radiodiffusion à cause de rapprochements de ce genre. Quand nous élaborons notre politique de la radiodiffusion,
nous devons déterminer
quelles en seront les
répercussions sur les nouveaux services
d'information. Je pense que la
préparation de l'énoncé de
mission du Ministère a amené les
gens à discuter de ces sujets.
Nous ne vivons pas dans un monde
clos. Nous nous occupons tous de différentes parties d'une même
réalité. Je crois que les gens avaient
plutôt tendance auparavant à
s'occuper d'une seule partie en
se disant que c'était là leur
domaine. Nous commençons tous
maintenant à percevoir l'ensemble
de la réalité.
EXPRESS:
Quel rôle les sousministres adjoints ont-ils joué dans l'élaboration de la
mission ? Pourquoi le processus choisi a-til été retenu ?
HEPBURN:
Nous avons certainement mis le processus en marche. Je pense que nous avons
tous décidé, de façon très consciente, que le processus commencerait par la
base afin d'inciter les gens à réfléchir sur les questions. Nous avons
constitué des équipes avec des personnes venant de chaque secteur. Deux
personnes de chaque équipe ont commencé à rassembler les idées. Les
réactions qui me sont parvenues ont été extrêmement encourageantes. Les membres des équipes n'avaient pas
auparavant mission ou étaient quelque
peu sceptiques.
Cependant, après s'être
aperçus de l'importance de certains liens, ils se sont
vite faits les champions du
processus. Avec des
gens ainsi engagés, on pouvait compter sur une force véritable.
EXPRESS:
Je pense que les séances d'information sectorielles ont constitué l'étape
suivante. Quel était le rôle de ces séances et qu'en est-il ressorti?
HEPBURN:
L'objectif premier était évidemment de communiquer les résultats de
l'exercice de façon parfaitement claire au plus grand nombre possible de
personnes du Ministère, l'exercice leur permettant de faire le même
cheminement que ceux qui ont participé directement à sa préparation.
En ce qui
concerne les principes
directeurs suggérés, il importe pour nous de vérifier les conclusions qui
ont été tirées, de voir
si les autres personnes du Ministère sont d'accord avec
ces conclusions, puis
de commencer à les
mettre en application. Ce sont là les objectifs
immédiats. Je ne crois
pas que nous devrons
revenir chaque année sur l'élaboration de la mission du Ministère, mais
j'espère que les
communications informelles qui ont été suscitées par cet
exercice se poursuivront. J'espère aussi qu'elles feront partie intégrante de notre fonctionnement.
La direction devrait veiller à ce que l'élan que nous avons
pris ne se perde pas, ce qui risque de se produire facilement lorsqu'on
travaille souvent sous pression. Il est parfois difficile de trouver le
temps nécessaire. Mais nous devons au moins essayer de conserver notre élan.
EXPRESS:
Quelles ont été les répercussions de la mission sur la séance annuelle de
planification stratégique pendant l'été?
HEPBURN:
Je pense que cet exercice est arrivé tout à fait à point parce que, pendant
l'ajournement de la Chambre, nous pensons aux défis qui nous attendent au
cours de la prochaine session du Parlement. Nous nous posons notamment les
questions suivantes : quelles seront les dossiers à mener à terme ? Quelle
portion de nos ressources humaines, financières et autres consommeront-ils?
Quels sont les nouveaux défis qui se présentent à nous ? Cela nous donne
chaque année l'occasion d'examiner de façon méthodique ce qui se passe dans
notre milieu, dans un sens très général. Il est possible par exemple que
dans un dossier nous n'ayons pas à nous occuper de questions de politique
pendant encore deux ans, mais il y a toujours énormément de travail à faire
avant. L'exercice de planification vise le moyen et le long terme; il nous
donne également la chance de rencontrer notre ministre et d'échanger sur
notre vision de l'avenir.
EXPRESS:
Merci de nous avoir communiqué votre point de vue.
HEPBURN:
Je vous en prie.
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