1988

Hepburn:

Perfecting the Corporate Recipe

by Amy Heron

1988

Ken Hepburn:

la cuisine raisonnée

par Amy Heron

 

With responsibilities as wide ranging as legal services, information, international affairs and federal-provincial relations in his sector, Senior Assistant Deputy Minister Ken Hepburn is like a master chef who adds the right spice to perfect the sauce.

 

"We're able to work with a given sector and contribute to their output by saying, 'there's something going on in another sector of the Department you should be aware of and factor in'."

 

Hepburn says the Corporate Policy sector involves more than just co-ordinating the activities of the Department. "If you simply left it at co-ordinating, I have a vision of somebody gathering three pieces of paper together and then putting a paper clip on them. We do more than that."

 

And so does Hepburn. As Senior Assistant Deputy Minister, Hepburn is often called on to stand in for the Deputy Minister. He fulfilled the functions of the DM for six months several years ago when the Department was between deputies.

 

Hepburn joined the Department of Transport (in the Broadcast Engineering group, which later became part of the Department of Communications) in the late 1950s as an engineer. After working in Toronto and Edmonton, he returned to the new Department and advanced through the area of telecommunications policy. becoming Director General for that area. He has also held â number of ADM posts including Spectrum Management and what was then called Industry and' Technology.

 

Having worked in nearly every area of the Department is a great advantage for Hepburn in his current position, because many of the Corporate Policy group's responsibilities cut across the whole Department.

 

"We work towards strengthening the links that exist between the various sectors in the Department and building on them in such a way that the outputs from the Department are well integrated."

 

Hepburn views the annual strategic planning session as of particular importance. "These planning sessions allow us to reflect in an environmental overview everything that's happening that is important to our mission. When individual sectors come along with their strategic thoughts we can combine them into the plan for the entire Department. What results is, I believe, a comprehensive plan that's not unidimensional."

 

But Hepburn agrees that there is room for improvement. "I think a lot of the planning­oriented discussion is permeating to large areas of the Department, but we need a lot more of it. We need more realization that our own daily tasks affect all parts of the Department and the public. That fact should be reflected in the planning process. It's also a communications exercise that must lead to the realization by everyone of the importance of public policy and research to influence very basic things in Canadian life."

 

Strategic planning for the next few years will reflect the convergence of the Department's two main focuses - medium and message. "We've been through a very comprehensive broadcasting review, and an in­depth telecommunications policy review. Now we must look at where these two come together in the area of information systems."

 

And Hepburn's strategic plan for his personal future?

 

"There's no doubt that the area I'm in is my favorite. But, yes, I ask myself quite often if it's not time to try something else. So far I have not been able to find anything comparable to what I'm doing now for scope, interest and satisfaction."

 

Responsable d'un secteur qui a trait aux services juridiques, à l'information, aux affaires internationales et aux relations fédérales­provinciales, le sous-ministre adjoint principal, M. Ken Hepburn, tel un chef cuisinier, possède l'art d'apprêter la sauce.

 

"Nous pouvons travailler dans un secteur donné et en favoriser le rendement si l'on sait ce qui se passe dans les autres secteurs du Ministère et que l'on est prêt à y prendre part lorsqu'il y a lieu."

 

D'après M. Hepburn, "les responsabilités du secteur de la coordination des politiques ne se limitent pas à la seule coordination des activités. Rassembler trois bouts de papier et les attacher à l'aide d'un trombone ne suffit pas. Nous accomplissons évidemment bien davantage."

 

Loin de se contenter de la simple coordination, à titre de sous-ministre adjoint principal, M. Hepburn est souvent appelé à remplacer le sous-ministre. Il y a plusieurs années, il a rempli les fonctions de S.-M. à titre intérimaire pendant six mois.

 

A la fin des années 1950, M. Hepburn est entré à l'emploi du ministère des Transports ( il faisait alors partie du "Broadcast Engineering Group" qui devait plus tard relever du ministère des Communications), à titre d'ingénieur. Après avoir travaillé à Toronto et à Edmonton, il est rentré au service du nouveau ministère où il a gravi les échelons du secteur des politiques en télécommunications pour finalement en devenir le directeur général. Il a aussi occupé divers postes de SMA, nommément à la gestion du spectre et à ce que l'on nommait anciennement "Industrie et Technologie".

 

Son expérience de travail dans la plupart des secteurs du Ministère constitue pour lui un atout certain, car les responsabilités du groupe de la coordination des politiques touchent presque tous les secteurs d'activités du Ministère.

 

"Nous nous efforçons de consolider les liens qui existent entre les différents secteurs du Ministère et d'utiliser ces liens pour bien concerter le travail effectué."

 

M. Hepburn estime que la séance annuelle de planification stratégique est d'une importance toute particulière. "Ces séances nous permettent de voir dans une perspective environnementale tout ce qui se produit et qui est de conséquence pour notre mission. Lorsque les différents secteurs nous font part de leurs visions stratégiques, nous sommes en mesure d'agencer leurs aspirations à l'intérieur d'un plan qui touche l'ensemble du Ministère. Cela donne lieu, je crois, à l'élaboration d'un plan exhaustif qui n'est pas unidimensionnel."

 

M. Hepburn croit qu'il y a encore place à l'amélioration. "Je suis convaincu que, de plus en plus, les discussions au sein des vastes secteurs du Ministère, sont axées sur la planification; toutefois, cette tendance devra s'accentuer. Nous devons être davantage conscients que nos tâches quotidiennes influent sur les diverses composantes du Ministère et sur le public, et ce fait doit se refléter dans le processus de planification. Il s'agit également d'un exercice de communication qui permet à chacun de bien saisir l'importance de la politique publique et de la recherche, si l'on veut exercer une influence sur des aspects très fondamentaux de la vie canadienne.

 

Au cours des prochaines années, la planification stratégique reflétera la convergence des deux principaux points d'intérêt : le médium et le message. "Nous avons effectué un examen exhaustif de la radiodiffusion et une révision en profondeur de la politique en matière de télécommunications. Il nous faut maintenant voir où ces deux éléments convergent dans le secteur des systèmes d'information."

 

Et sur le plan personnel, quels sont les projets de M. Hepburn?

 

"Je suis très heureux dans mon poste actuel. Cela ne fait aucun doute. Toutefois, je me demande parfois si le temps n'est pas venu de partir à la découverte de nouveaux horizons. Mais je n'ai pas encore trouvé d'occupation comparable, qui m'apporterait autant d'intérêt et de satisfaction."